вернуться к списку

Итоги конкурса

Требования к оформлению отчетных документов по договорам о предоставлении субсидий в 2016 году хозяйственным обществам

В соответствии с пунктом 3.2 договора о предоставлении субсидии, Получатель субсидии предоставляет в Комитет по науке и высшей школе (далее – Комитет) следующие документы:

1)    Сопроводительное письмо – 1 экз.

2)    Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору
о предоставлении субсидии – 1 экз.

3)    Итоговый аналитический отчет – 1 экз.

4)    Подписанный Получателем субсидии акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору о предоставлении субсидии – 2 экз.

К приведенным документам на электронном носителе (компакт-диск или флешь-накопитель) прикладываются копии следующих документов: заполненный договор о предоставлении субсидии (формат Word), заполненная форма «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (в соответствии с приложением 1, формат Exellили Word), итоговый аналитический отчет (формате PDF).

1. Сопроводительное письмо

Письмо оформляется на имя первого заместителя председателя Комитета И.Ю.Ганус за подписью руководителя Получателя субсидии. В письме приводится перечень представляемых отчетных документов

2. Финансовый отчет о фактическом расходовании средств
по договору о предоставлении субсидии.

Финансовый отчет составляется по форме, приведенной в приложении 1,
в строгом соответствии со сметой расходов, являющейся неотъемлемой частью договора о предоставлении субсидии (статьи расходов в финансовом отчете должны соответствовать статьям, указанным в смете расходов).

К отчету прилагаются копии первичных документов, подтверждающие произведенные расходы по исполнению сметы расходов.

Копии представляемых документов должны быть заверены надлежащим образом главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) Получателя субсидии. Оригиналы документов, с которых сделаны представленные копии, находятся на хранении у Получателя субсидии и, в случае необходимости, предъявляются по запросу Комитета.

Перечень копий первичных финансовых документов, прилагаемых
к финансовому отчету:

2.1. По статье «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда»:

- основание для начисления заработной платы (приказ или другой распорядительный документ, используемый в организации);

- гражданско-правовые договоры и акты к ним (для внештатных сотрудников);

- выписка из расчетной ведомости с начислениями и удержаниями (форма выписки приведена в приложении 2);

- платежные поручения о перечислении денежных средств работнику;

- платежная ведомость и расходный ордер (в случае выплаты зарплаты через кассу);

- платежные поручения о перечислении налогов и начислений.

Общая сумма расходов по данной статье не может превышать 50% от суммы субсидии.

Расходы по оплате труда руководителей юридического лица (директора, бухгалтера), а также секретаря, помощников и т.п. не подлежит возмещению, и не должна предъявляться к возмещению за счет средств субсидии.

Обобщенные примеры заполнения форм «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии» (приложение 1) и «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда» (приложение 2) представлены отдельным файлом в формате exell(приложение 3).

2.2. По статьям «Приобретение материальных запасов», «Приобретение основных средств»:

- счет;

- счет-фактура (или универсальный передаточный документ (УПД), объединяющий счет-фактуру и товарную накладную);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- накладная (товарный чек - при оплате за наличный расчет);

- акт выдачи (списания) расходных материалов (в том случае, когда приобретенные за счет средств субсидии материалы расходуются, раздаются, распространяются, в связи с исполнением договора).

- акт списания материалов и(или) основных средств, в случае, когда в соответствии с целями договора приобретенные за счет средств субсидии детали, приборы, программное обеспечение, иные материальные ценности, предаются, внедряются, включаются в состав других изделий (продуктов).

Внимание! За счет средств субсидии не подлежит возмещению приобретение офисной оргтехники.

2.3. По статье «Общехозяйственные расходы»:

К данной статье могут быть отнесены расходы на аренду помещений, оплату коммунальных услуг, услуг связи (в том числе доступ к сети Интернет).

Подтверждаются документами, аналогичными другим статьям расходов: договор, акт, счет, счет-фактура, платежные поручения на перечисление денежных средств.

Общая сумма расходов по данной статье не может превышать 30%
от суммы субсидии.

2.4. По статье «Услуги, работы привлекаемых организаций», связанные с продвижением деятельности (продукции, услуг) хозяйственного общества на рынок, применением (внедрением) результатов интеллектуальной деятельности:

- договор;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- счет;

- счет-фактура (или УПД);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- акт списания материалов, в случае, когда изготовленные (созданные) за счет средств субсидии детали, приборы, иные материальные ценности, созданные в соответствии с целями договора,  предаются, внедряются, включаются в состав других изделий (продуктов).

К данной статье могут быть отнесены расходы на сертификацию, лицензирование, проведение испытаний, аренду оборудования, необходимого для реализации проекта, изготовление рекламных материалов, оплата взносов за участие в выставках, разработка Интернет-сайта Получателя субсидии, проведение исследований, разработка промышленного дизайна, и т.п.

Общая сумма расходов по данной статье не может превышать 50%
от суммы субсидии.

3. Итоговый аналитический отчет

Общие требования к структуре и оформлению итогового отчета определяются ГОСТ 7.32-2001. Отчет должен быть сброшюрован (или прошит), пронумерован, заверен на сшиве Получателем субсидии (уполномоченным лицом).

Итоговый отчет должен содержать информацию, подтверждающую выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидии
в соответствии с договором на предоставление субсидии и заявкой Получателя субсидии, представленной на конкурсный отбор.

В отчете обязательно должны быть сформулированы: актуальность, цели, задачи, ожидаемые и полученные результаты, приведены содержание, список исполнителей (Ф.И.О., должность, личная подпись), соответствующий ведомости о начислении заработной платы. 

Итоговый отчет должен содержать информацию, подтверждающую выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидий в соответствии с договором о предоставлении субсидии и заявкой Получателя субсидии, представленной на конкурсный отбор.

Структура итогового отчета должна включать:

3.1. Сведения о хозяйственном обществе:

- полное и сокращенное наименование хозяйственного общества;

юридический и фактический адрес;

- наименование вуза / бюджетного научного учреждения / академического института, при участии которого создано хозяйственное общество;

распределение уставного капитала;

- наименование и иные реквизиты результата интеллектуальной деятельности, право на использование которого, внесено вузом / бюджетным научным учреждением / академическим институтом в уставный капитал хозяйственного общества;

- сведения о составе сотрудников Получателя субсидии и их квалификации.

3.2. Сведения о реализуемом проекте по практическому применению (внедрению) результатов интеллектуальной деятельности:

- наименование проекта;

- цель реализации проекта;

- соответствие целей проекта и его результатов основным целям и приоритетным направлениям развития науки, технологии и техники в Российской Федерации;

- описание связи результата интеллектуальной деятельности, право
на использование которого внесено вузом / бюджетным научным учреждением / академическим институтом в уставный капитал хозяйственного общества, с запланированным результатом выполнения проекта;

- значимость реализации проекта для Санкт-Петербурга;

организационно-техническая готовность продукта (технологии, услуги).

3.3. План мероприятий в рамках проекта, направленных
на практическое применение (внедрение) результатов интеллектуальной деятельности:

- существующий задел – перечень ранее выполненных мероприятий, направленных на практическое применение (внедрение) результатов интеллектуальной деятельности, с указанием сроков выполнения
и полученных результатов (в том числе указать мероприятия, затраты
на выполнение которых возмещались за счет субсидий хозяйственным обществам в предшествующие годы);

- использование опыта и знаний других хозяйствующих субъектов (приобретения лицензий, импорт оборудования, комплектующих изделий, сырья, технической документации и т.п.);

- описание продукта (технологии, услуги), получаемого в результате реализации проекта, включая основные технические и функциональные параметры, определяющие количественные, качественные и стоимостные характеристики создаваемой продукции;

- реализация проекта, перечень мероприятий по созданию продукта (технологии, услуги), маркетинг, внедрение, с указанием сроков выполнения каждого из мероприятий;

- перечень мероприятий, задействованные ресурсы (по каждому из запланированных мероприятий);

- полученные результаты (по каждому из запланированных мероприятий).

В данном подразделе следует особо выделить все работы (ресурсы), затраты на выполнение (приобретение) которых возмещаются за счет субсидии, а также представить обоснование затрат, возмещаемых за счет субсидии.

3.4. Общие результаты выполнения проекта:

- соответствие полученных результатов целям и задачам, указанным
в заявке Получателя субсидии, поданной на конкурсный отбор, с анализом сущности и причин выявленных отклонений (при наличии таковых);

- характеристика степени готовности продукта (услуги) к применению
по указанному выше практическому назначению на момент завершения запланированных мероприятий, затраты на выполнение которых возмещаются за счет субсидии;

- планируемые дальнейшие действия Получателя субсидии
по практическому применению (внедрению) результатов интеллектуальной деятельности (продолжение / завершение данного проекта).

- конкурентоспособность продукта (технологии, услуги) с описанием существенных отличительных признаков, в том числе от имеющихся отечественных и зарубежных аналогов;

- социально-экономический эффект продукта (технологии, услуги), получаемого в результате применения (внедрения) результата интеллектуальной деятельности, включая его качественные и количественные оценки;

- анализ рисков реализации проекта с указанием перечня мер по их снижению.

К итоговому отчету прилагаются: документы (их копии, заверенные руководителем (уполномоченным лицом) Получателя субсидии), изображения оборудования / продукта, экземпляры (оригинал-макеты) рекламных / информационных / иных печатных материалов, описания Интернет-сайтов, отчеты об участии в выставках / конференциях / других мероприятиях и иные свидетельства, подтверждающие целевое расходование средств, возмещаемых за счет субсидии. При необходимости приложения к итоговому отчету оформляются в виде отдельных томов.

4. Акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору
о предоставлении субсидии.

Акт оформляется согласно форме, представленной в приложении 4 , в двух экземплярах, подписывается Получателем субсидии. Дата акта заполняется в Комитете, после подписания акта обеими сторонами.

Фактические расходы Получателя субсидии, указанные в акте, не могут превышать сумму финансирования по договору, указанную в акте. Сумма
к перечислению в акте должна быть равна фактическим расходам Получателя субсидии, указанным в форме «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (приложение 1).

Перед распечаткой акта пояснения, выделенные красным курсивом, следует удалить или заменить текстом.