вернуться к списку

Итоги конкурса

Требования к оформлению отчетных документов по договорам о предоставлении субсидий в 2016 году подготовку и проведение конгрессов, конференций, форумов российского и мирового уровня

В соответствии с пунктом 3.2 договора о предоставлении субсидии, Получатель субсидии предоставляет в Комитет по науке и высшей школе (далее – Комитет) следующие документы:

1) Сопроводительное письмо – 1 экз.

2) Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору
о предоставлении субсидии – 1 экз.

3)  Итоговый аналитический отчет – 1 экз.

4) Подписанный Получателем субсидии акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору о предоставлении субсидии – 2 экз.

К приведенным документам на электронном носителе (компакт-диск или флешь-накопитель) прикладываются копии следующих документов: заполненный договор о предоставлении субсидии (формат Word), заполненная форма «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (в соответствии с приложением 1, формат Exell или Word), итоговый аналитический отчет (формате PDF).

1. Сопроводительное письмо

Письмо оформляется на имя первого заместителя председателя Комитета И.Ю.Ганус за подписью руководителя Получателя субсидии. В письме приводиться перечень представляемых отчетных документов.

2. Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии

Финансовый отчет составляется по форме, приведенной в приложении 1, в строгом соответствии со сметой расходов, являющейся неотъемлемой частью договора о предоставлении субсидии (статьи расходов в финансовом отчете должны соответствовать статьям, указанным в смете расходов).

К отчету прилагаются копии первичных документов, подтверждающие произведенные расходы по исполнению сметы расходов.

Копии представляемых документов должны быть заверены надлежащим образом главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) Получателя субсидии. Оригиналы документов, с которых сделаны представленные копии, находятся на хранении у Получателя субсидии и, в случае необходимости, предъявляются по запросу Комитета.

Перечень копий первичных финансовых документов, прилагаемых к финансовому отчету:

2.1. По статье «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда»:

- основание для начисления заработной платы (приказ или другой распорядительный документ, используемый в организации);

- гражданско-правовые договоры и акты к ним (для внештатных сотрудников);

- выписка из расчетной ведомости с начислениями и удержаниями (форма выписки приведена в приложении 2);

- платежные поручения о перечислении денежных средств работнику;

- платежная ведомость и расходный ордер (в случае выплаты зарплаты через кассу);

- платежные поручения о перечислении налогов и начислений.

Общая сумма расходов по данной статье не может превышать 50% от суммы субсидии.

Обобщенные примеры заполнения форм «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии» (приложение 1) и «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда» (приложение 2) представлены отдельным файлом в формате exell(приложение 3).

2.2. По статьям «Приобретение предметов снабжения и материалов»:

- счет;

- счет-фактура (или универсальный передаточный документ (УПД), объединяющий счет-фактуру и товарную накладную);

- накладная (товарный чек - при оплате за наличный расчет);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- акт выдачи (списания) материалов, в случае, когда приобретенные за счет средств субсидии материалы раздаются участникам конференции или распространяются среди целевой аудитории иным образом.

Внимание! Субсидия на конгрессную деятельность не предусматривает компенсации расходов на приобретение основных средств.

2.3. По статье «Общехозяйственные расходы»:

Подтверждаются документами, аналогичными другим статьям расходов, например:

- по заработной плате АУП: приказ о выплате заработной платы, выписка по форме приложения 2, платежное поручение на перечисление денежных средств работнику;

- по коммунальным расходам, услугам связи: счет, счет-фактура, договор, платежные поручения на перечисление денежных средств.

Сумма расходов по данной статье не может превышать 15% от суммы расходов по статьям «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда», «Приобретение предметов снабжения и материалов».

2.4. По статье «Услуги, работы привлекаемых организаций»

- договор;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- счет;

- счет-фактура (или УПД);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- акт списания материалов (или ведомость их выдачи физическим лицам), в случае, когда изготовленные за счет средств субсидии материалы раздаются участникам конференции или распространяются среди целевой аудитории иным образом.

Общая сумма расходов по данной статье не может превышать 50% от суммы субсидии.

Внимание! Субсидия на конгрессную деятельность не предусматривает компенсации расходов на проживание, питание, проезд участников мероприятий.

В исключительных случаях по статьям сметы, подтвержденным документами и фактически исполненным (акт выполненных работ, товарная накладная), но не оплаченным на момент представления финансового отчета, платежные поручения предоставляются в согласованные с Комитетом сроки, в этом случае к финансовому отчету прикладывается гарантийное письмо.

3. Итоговый отчет– в 1 экз.

Общие требования к структуре и оформлению итогового отчета определяются ГОСТ 7.32-2001. Отчет должен быть сброшюрован (или прошит), пронумерован, заверен на сшиве Получателем субсидии (уполномоченным лицом).

В отчете обязательно должны быть сформулированы: актуальность, цели, задачи, ожидаемые и полученные результаты, приведены содержание, список исполнителей (Ф.И.О., должность, личная подпись).

Итоговый отчет должен содержать информацию, подтверждающую выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидий в соответствии с договором о предоставлении субсидии и заявкой Получателя субсидии, представленной на конкурсный отбор.

Отчет о конгрессном мероприятии должен содержать информацию о статусе мероприятия, об истории мероприятия, его периодичности, дате и месте проведения, о количестве участников мероприятия (в том числе: российских / зарубежных участников, специалистов высшей квалификации, участников в возрасте до 35 лет), секциях, круглых столах, пленарных заседаниях, темах и количестве докладов, подготовленных трудах и других мероприятиях, выполненных в рамках договора. В отчете должна быть отражена информация, подтверждающая выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидий в соответствии с техническим заданием и заявкой Получателя субсидии, в том числе соответствие мероприятия, основным целям и направлениям научно-технической политики Санкт-Петербурга, проведение мероприятия на территории Санкт-Петербурга.

К отчету обязательно должны быть приложены (при возможности, вшиты в отчет) следующие документы:

· копии документов, являющихся основанием для проведения мероприятия, надлежащим образом заверенные Получателем субсидии;

· список участников мероприятия и (или) регистрационный лист участников мероприятия, заверенный Получателем субсидии;

· сборник материалов мероприятия (в случае наличия) и другие печатные материалы, опубликованные в рамках мероприятия. В опубликованных материалах мероприятия обязательно должна быть ссылка на финансовую поддержку Комитета, в том случае если, публикация информации осуществляется после принятия Комитетом решения о признании Получателя субсидии победителем проводимого в текущем году конкурсного отбора;

· программа мероприятия;

· решение, рекомендации и/или иной документ, принятый по результатам мероприятия, надлежащим образом заверенный Получателем субсидии;

· иные материалы мероприятия (комплект раздаточных материалов, фотографии, копии информационных писем, публикации о мероприятии в СМИ и т.д.).

4. Акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору о предоставлении субсидии

Акт оформляется согласно форме, представленной в приложении 4, в двух экземплярах, подписывается Получателем субсидии. Дата акта заполняется в Комитете, после подписания акта обеими сторонами.

Фактические расходы Получателя субсидии, указанные в акте, не могут превышать сумму финансирования по договору, указанную в акте. Сумма
к перечислению в акте должна быть равна фактическим расходам Получателя субсидии, указанным в форме «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (приложение 1).

Перед распечаткой акта пояснения, выделенные красным курсивом, следует удалить или заменить текстом.