вернуться к списку

Итоги конкурса

ТРЕБОВАНИЯ к оформлению отчетных документов по договору о предоставлении субсидии на подготовку и выпуск научных, научно-популярных,научно-образовательных периодических изданий в 2016 году

В соответствии с пунктом 3.2 договора о предоставлении субсидии, Получатель субсидии предоставляет в Комитет по науке и высшей школе (далее – Комитет) следующие документы:

1) Сопроводительное письмо – 1 экз.

2) Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору
о предоставлении субсидии – 1 экз.

3)  Итоговый аналитический отчет – 1 экз.

4) Подписанный Получателем субсидии акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору о предоставлении субсидии – 2 экз.

К приведенным документам на электронном носителе (компакт-диск или флешь-накопитель) прикладываются копии следующих документов: заполненный договор о предоставлении субсидии (формат Word), заполненная форма «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (в соответствии с приложением 1, формат Exellили Word), итоговый аналитический отчет (формате PDF).

1. Сопроводительное письмо

Письмо оформляется на имя первого заместителя председателя Комитета И.Ю.Ганус за подписью руководителя Получателя субсидии. В письме должен приводиться перечень представляемых отчетных документов.

2. Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии

Финансовый отчет составляется по форме, приведенной в приложении 1, в строгом соответствии со сметой расходов, являющейся неотъемлемой частью договора о предоставлении субсидии (статьи расходов в финансовом отчете должны соответствовать статьям, указанным в смете расходов).

К отчету прилагаются копии первичных документов, подтверждающие произведенные расходы по исполнению сметы расходов.

Копии представляемых документов должны быть заверены надлежащим образом главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) Получателя субсидии. Оригиналы документов, с которых сделаны представленные копии, находятся на хранении у Получателя субсидии и, в случае необходимости, предъявляются по запросу Комитета.

Перечень копий первичных финансовых документов, прилагаемых к финансовому отчету:

- основание для начисления заработной платы (приказ или другой распорядительный документ, используемый в организации);

- гражданско-правовые договоры и акты к ним (для внештатных сотрудников);

- выписка из расчетной ведомости с начислениями и удержаниями (форма выписки приведена в приложении 2);

- платежные поручения о перечислении денежных средств работнику;

- платежная ведомость и расходный ордер (в случае выплаты зарплаты через кассу);

- платежные поручения о перечислении налогов и начислений.

Общая сумма расходов по данной статье не может превышать 50% от суммы субсидии.

Обобщенные примеры заполнения форм «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии» (приложение 1) и «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда» (приложение 2) представлены отдельным файлом в формате exell(приложении 3).

2.2. По статьям «Приобретение предметов снабжения и материалов»:

- счет;

- счет-фактура (или универсальный передаточный документ (УПД), объединяющий счет-фактуру и товарную накладную);

- накладная (товарный чек - при оплате за наличный расчет);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- акт выдачи (списания) материалов, в случае, когда приобретенные за счет средств субсидии материалы используются непосредственно для выпуска тиража.

2.3. По статье «Общехозяйственные расходы»:

Подтверждаются документами, аналогичными другим статьям расходов, например:

- по заработной плате АУП: приказ о выплате заработной платы, выписка по форме приложения 2, платежное поручение на перечисление денежных средств работнику;

- по коммунальным расходам, услугам связи: счет, счет-фактура, договор, платежные поручения на перечисление денежных средств.

Сумма расходов по данной статье не может превышать 15% от суммы расходов по статьям «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда», «Приобретение предметов снабжения и материалов».

2.4. По статье «Услуги, работы привлекаемых организаций»

- договор;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- счет;

- счет-фактура (или УПД);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- акт списания материалов (или ведомость их выдачи физическим лицам), в случае, когда изданные за счет средств субсидии печатные материалы распространяются среди целевой аудитории.

В исключительных случаях по статьям сметы, подтвержденным документами и фактически исполненным (акт выполненных работ, товарная накладная), но не оплаченным на момент представления финансового отчета, платежные поручения предоставляются в согласованные с Комитетом сроки, в этом случае к финансовому отчету прикладывается гарантийное письмо.

3. Итоговый отчет– в 1 экз.

Общие требования к структуре и оформлению итогового отчета определяются ГОСТ 7.32-2001. Отчет должен быть сброшюрован (или прошит), пронумерован, заверен на сшиве Получателем субсидии (уполномоченным лицом).

В отчете обязательно должны быть сформулированы: актуальность, цели, задачи, ожидаемые и полученные результаты, приведены содержание, список исполнителей (Ф.И.О., должность, личная подпись).

Итоговый отчет должен содержать информацию, подтверждающую выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидий в соответствии с договором о предоставлении субсидии и заявкой Получателя субсидии, представленной на конкурсный отбор.

В отчете о научномпериодическом издании приводится следующая информация: история издания (опыт издательской деятельности), краткое описание тематик основных рубрик, целевая аудитория издания (основной состав и предполагаемая численность (охват изданием) целевой аудитории), основные авторы, состав редакционного совета и редакции издания (а также адрес редакции), территория распространения, наличие/отсутствие адресной доставки, язык(-и), на котором(-ых) опубликуется издание, отрасль научных знаний, тип научного издания, ISBNили ISSN, УДК, тираж издания, периодичность издания, информация о наличии/отсутствии издания в перечне российских рецензируемых научных журналов, в которых должны быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученых степеней доктора и кандидата наук, сведения о степени готовности издания (выпуск осуществлен/будет осуществлен в срок до__), объем издания в печатных листах, наличие интернет-версии издания, индекс цитирования издания.

В отчете обязательно указывается, номер (или несколько номеров) издания с указанием количества экземпляров, расходы по которым будут компенсированы за счет средств субсидии (общий тираж номера (издания) составляет___экз., за счет субсидии выпущено___экз.). В выпущенном научном, научно-образовательном или научно-популярном издании должна быть сделана ссылка на финансовую поддержку Комитета, в том случае, если выпуск издания осуществлялся после принятия Комитетом решения о признании Получателя субсидии победителем проводимого в текущем году конкурсного отбора на предоставление субсидий.

В отчете должна быть представлена информация, подтверждающая выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидий в соответствии с техническим заданием и заявкой Получателя субсидии, в том числе наличие научной, научно-образовательной или научно-популярной направленности издания, подготовку и выпуск которого осуществил Получатель субсидии.

К отчету должны быть приложены (при возможности, вшиты в отчет) следующие документы:

-       копии документов, являющихся основанием для публикации издания (приказы, решения и т.д.);

-       экземпляр(-ры) опубликованного научного, научно-образовательного или
научно-популярного издания;

-       копия плана распространения издания, заверенная Получателем субсидии.

4. Акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору о предоставлении субсидии

Акт оформляется согласно форме, представленной в приложении 4, в двух экземплярах, подписывается Получателем субсидии. Дата акта заполняется в Комитете, после подписания акта обеими сторонами.

Фактические расходы Получателя субсидии, указанные в акте, не могут превышать сумму финансирования по договору, указанную в акте. Сумма
к перечислению в акте должна быть равна фактическим расходам Получателя субсидии, указанным в форме «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (приложение 1).

Перед распечаткой акта пояснения, выделенные красным курсивом, следует удалить или заменить текстом.