вернуться к списку

Итоги конкурса

Требования к оформлению отчетных документов по договорам о предоставлении субсидий в 2016 году общественным объединениям научных работников в целях развития научно-просветительской, научно-исследовательской и педагогической деятельности

В соответствии с пунктом 3.2 договора о предоставлении субсидии, Получатель субсидии предоставляет в Комитет по науке и высшей школе (далее – Комитет) следующие документы:

1) Сопроводительное письмо – 1 экз.

2) Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии – 1 экз.

3)  Итоговый аналитический отчет – 1 экз.

4) Подписанный Получателем субсидии акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору о предоставлении субсидии – 2 экз.

 К приведенным документам на электронном носителе (компакт-диск или флешь-накопитель) прикладываются копии следующих документов: заполненный договор о предоставлении субсидии (формат Word), заполненная форма «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (в соответствии с приложением 1, формат Exell или Word), итоговый аналитический отчет (формате PDF).

1. Сопроводительное письмо

Письмо оформляется на имя первого заместителя председателя Комитета И.Ю.Ганус за подписью руководителя Получателя субсидии. В письме приводиться перечень представляемых отчетных документов

2. Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии

Финансовый отчет составляется по форме, приведенной в приложении 1, в строгом соответствии со сметой расходов, являющейся неотъемлемой частью договора о предоставлении субсидии (статьи расходов в финансовом отчете должны соответствовать статьям, указанным в смете расходов).

К отчету прилагаются копии первичных документов, подтверждающие произведенные расходы по исполнению сметы расходов.

Копии представляемых документов должны быть заверены надлежащим образом главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) Получателя субсидии. Оригиналы документов, с которых сделаны представленные копии, находятся на хранении у Получателя субсидии и, в случае необходимости, предъявляются по запросу Комитета.

Перечень копий первичных финансовых документов, прилагаемых к финансовому отчету:

2.1. По статье «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда»:

- основание для начисления заработной платы (приказ или другой распорядительный документ, используемый в организации);

- гражданско-правовые договоры и акты к ним (для внештатных сотрудников);

- выписка из расчетной ведомости с начислениями и удержаниями (форма выписки приведена в приложении 2);

- платежные поручения о перечислении денежных средств работнику;

- платежная ведомость и расходный ордер (в случае выплаты зарплаты через кассу);

- платежные поручения о перечислении налогов и начислений.

Общая сумма расходов по данной статье не может превышать 50% от суммы субсидии.

Обобщенные примеры заполнения форм «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств по договору о предоставлении субсидии» (приложение 1) и «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда» (приложение 2) представлены отдельным файлом в формате exell(приложении 3).

2.2. По статьям «Приобретение предметов снабжения и материалов» и «Приобретение основных средств»:

- счет;

- счет-фактура (или универсальный передаточный документ (УПД), объединяющий счет-фактуру и товарную накладную);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- накладная (товарный чек - при оплате за наличный расчет);

- акт выдачи (списания) расходных материалов (в том случае, когда приобретенные за счет средств субсидии материалы расходуются, раздаются, распространяются, в связи с исполнением договора).

2.3. По статье «Общехозяйственные расходы»:

Подтверждаются документами, аналогичными другим статьям расходов, например:

- по заработной плате АУП: приказ о выплате заработной платы, выписка по форме приложения 2, платежное поручение на перечисление денежных средств работнику;

- по коммунальным расходам, услугам связи: счет, счет-фактура, договор, платежные поручения на перечисление денежных средств.

Сумма расходов по данной статье не может превышать 15% от суммы расходов по статьям «Оплата труда работников с начислениями на выплаты по оплате труда», «Приобретение материальных запасов», «Приобретение основных средств».

2.4. По статье «Услуги, работы привлекаемых организаций»

- договор;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- счет;

- счет-фактура (или УПД);

- платежное поручение (чек контрольно-кассовой машины - при оплате за наличный расчет, авансовый отчет физического лица о расходовании подотчетных средств организации);

- акт списания материалов (или ведомость их выдачи физическим лицам), в случае, когда изготовленные за счет средств субсидии материалы раздаются участникам конференции или распространяются в рамках научно-просветительской, научно-исследовательской и педагогической деятельности в соответствии с целями договора.

Внимание! Субсидия объединениям научных работников не предусматривает компенсации расходов на проживание, питание, проезд участников мероприятий.

В исключительных случаях по статьям сметы, подтвержденным документами и фактически исполненным (акт выполненных работ, товарная накладная), но не оплаченным на момент представления финансового отчета, платежные поручения предоставляются в согласованные с Комитетом сроки, в этом случае к финансовому отчету прикладывается гарантийное письмо.

3. Итоговый отчет– в 1 экз.

Общие требования к структуре и оформлению итогового отчета определяются ГОСТ 7.32-2001. Отчет должен быть сброшюрован (или прошит), пронумерован, заверен на сшиве Получателем субсидии (уполномоченным лицом).

В отчете обязательно должны быть сформулированы: актуальность, цели, задачи, ожидаемые и полученные результаты, приведены содержание, список исполнителей (Ф.И.О., должность, личная подпись).

Итоговый отчет должен содержать информацию, подтверждающую выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидий в соответствии с договором о предоставлении субсидии и заявкой Получателя субсидии, представленной на конкурсный отбор.

В отчетеприводится подробная информация о деятельности научного общества, в том числе место нахождения, дата создания, история, статус научного общества (международное, российское, региональное), направленность деятельности (просветительская, научно-исследовательская, педагогическая), количество членов научного общества (до 35 лет, 35-50 лет, 50-60 лет, старше 60 лет, всего), количество членов научного общества – специалистов высшей квалификации, перечень проведенных за счет субсидии мероприятий (услуг, работ) научного общества с подробным описанием мероприятий,с приведением числа вовлеченных в мероприятия специалистов (охват целевой аудитории). В отчете обязательно должна быть информация, подтверждающая выполнение Получателем субсидии условий предоставления субсидий в соответствии с техническим заданием и заявкой Получателя субсидии, в том числе осуществление претендентом на получение субсидий научно-просветительской, научно-исследовательской и педагогической деятельности на территории Санкт-Петербурга.

К отчету прилагаются печатные материалы и иллюстрации, если таковые были созданы в рамках договора. К отчету должны быть приложены (при возможности, вшиты в отчет) следующие документы:

ВАРИАНТ 1: в случае направления субсидии на проведение конгрессного мероприятия

- копии документов, являющихся основанием для проведения мероприятия, надлежащим образом заверенные Получателем субсидии;

- список участников мероприятия и (или) регистрационный лист участников мероприятия, надлежащим образом заверенные Получателем субсидии;

- сборник материалов мероприятия (в случае наличия) и другие печатные материалы, опубликованные в рамках мероприятия. В опубликованных материалах мероприятия обязательно должна быть ссылка на финансовую поддержку Комитета, в том случае, если публикация информации осуществляется после принятия Комитетом решения о признании Получателя субсидии победителем проводимого в текущем году конкурсного отбора;

- программа мероприятия;

- решение, рекомендации и/или иной документ, принятый по результатам мероприятия, надлежащим образом заверенный Получателем субсидии;

- иные материалы мероприятия (комплект раздаточных материалов, фотографии, копии информационных писем, публикации о мероприятии в СМИ и т.д.).

ВАРИАНТ 2:  в случае направления субсидии на выпуск издания

- копии документов, являющихся основанием для выпуска издания (приказы, решения и т.д.);

- один экземпляр опубликованного издания;

- копия плана распространения издания, заверенная Получателем субсидии.

ВАРИАНТ 3: в случае направления субсидии на создание (модернизацию) сайта, базы данных, интернет (или видео) -конференций, иные услуги (мероприятия), с использованием электронных ресурсов, необходимых для работы научного общества

-в итоговом отчете приводятся основные параметры услуг (работ) по созданию (модернизации, наполнению) телекоммуникационного или  информационного ресурса;

- для конференции с использованием Интернет-ресурсов, приводятся основные параметры события по аналогии с конгрессным мероприятием (формат конференции, темы, участники, количество подключаемых пользователей, количество выступлений и т.д.);

- приводятся показатели, которых достиг Получатель субсидии при осуществлении научно-просветительской, научно-исследовательской или педагогической деятельности в текущем году;

- в итоговый отчет включаются характерные изображения страниц (скрин-шоты) сайта, портала, базы данных и т.п.

4. Акт о выполнении условий предоставления субсидии по договору о предоставлении субсидии

Акт оформляется согласно форме, представленной в приложении 4, в двух экземплярах, подписывается Получателем субсидии. Дата акта заполняется в Комитете, после подписания акта обеими сторонами.

Фактические расходы Получателя субсидии, указанные в акте, не могут превышать сумму финансирования по договору, указанную в акте. Сумма к перечислению в акте должна быть равна фактическим расходам Получателя субсидии, указанным в форме «Финансовый отчет о фактическом расходовании средств» (приложение 1).

Перед распечаткой акта пояснения, выделенные красным курсивом, следует удалить или заменить текстом.